商海纵横
企業電子郵箱的最佳解決方案
发表于 2008-02-09 08:00 企業電子郵箱，作為企業對外聯絡的重要通訊手段，不僅代表著企業的網絡形象，而且還可以提高企業內外部的辦公效率,節省企業開支。 翻看一下您的名片本，會看到多人的名片上印的是基於門戶網站域名的電子郵件地址，而非企業本身域名的郵件地址。如yourcomapny@yahoo.com, yourcomapny@hotmail.com or yourcompany@gmail.com，等等。
用門戶網站域名的郵件地址做企業郵箱給人的第一印象是：不專業，不正規，公司規模小。這給您的企業形象帶來的是負面的影響。正確的做法應該是注冊自己公司的域名，然後設立基於自己公司域名的電子信箱，如 sales@yourcompany.com, contact@yourcompany.com, or support@yourcompany.com, 等等。即使貴公司還沒設立自己的網站，為了樹立正面的企業形象，您也應該使用基於自己域名的電子郵箱地址。
在有了自己的域名之後，還需要解決企業電子郵箱的託管服務問題，您才能收發基於自己域名的電子郵件。很多企業想要解決這個問題，但不知如何下手或擔心費用過高。其實，谷歌應用（Google Apps）所包含的電子郵件託管服務是目前市面上企業級電子郵箱託管的最佳選擇。谷歌應用的網址是﹕www.google.com/a 。
谷歌應用有三個版本﹕1）、為個人和小生意設立的標準版，2）、為企業設立的豪華版，及3）為學校等非盈利機構設立的教育版。標準版和教育版是完全免費的，谷歌沒有限制您在一個域名之下可以設立多少個電子郵信箱，500個或1,000個都沒有問題，每一個郵箱的網路空間是6GB。豪華版是付費的，每個郵箱每年50美金，每一個郵箱的網路空間提高到25GB，谷歌提供30天的免費適用。以筆者之見，谷歌標準版已經足夠好了，可以滿足絕大部分企業的電郵需要。當然，如果貴公司選擇為每一個郵箱付50美金一年，也絕對是物超所值的。
谷歌應用電郵託管服務的最大優點是穩定、可靠。由於有若干強大數據中心的支持，它從不會蕩機，您需要收發郵件時總是能夠上的去。您也再不需要擔心，由於SPAMMER作怪，您的電郵伺服器IP被什麼網路服務公司屏蔽掉了，從而該發的郵件發不出去、該收的郵件收不進來。對於一個企業的網路通信需要來說，難道還有什麼比穩定、可靠更重要的嗎？
谷歌應用電郵託管服務的另一大好處是安全、乾淨，百分之九十以上的SPAM電郵都會被谷歌系統輕松過濾到一個專門的文件夾中，您也基本上不用擔心隨郵件而來的病毒會將您的電腦搞壞。
谷歌應用電郵託管服務還有許多用戶友好的特色，例如，1）、快速： 當你看到每封信的標題的同時，後面會拖一段excerpt出來，基本上信的大致內容都很清楚了，第一時間就能知曉最多量的訊息。2）、簡潔：整個面板沒有一張多餘圖片，一切非常乾淨漂亮，你會第一時間注意到新信件，而不是別的什麼。信件的排列也整齊有序。3）、標簽 Lable，標簽可以用普通信箱裏的文件夾來想像。Inbox裏的郵件多了，我們會建些文件夾，把郵件分門別類存進去，便於日後查找。標簽比文件夾強大，一條郵件可以被打上若干標簽，等於存到若干文件夾裏去，找起來更方便。4）、會話 Conversation﹕你發送一個郵件，收件人（一個或幾個）回復這個標題，那麼相關的這些郵件，會被組織成一個會話，只占一行，並顯示有哪些人參加了這個會話。你點開這個會話，所有郵件按時間順序展開，方便你弄清楚討論的過程。5）、存檔和搜索 Archive & Search﹕看完一封信，如果不需進一步處理，直接點Archive，它就從收件箱裏消失了。如果日後要找這封信，除了用標簽查找，還可以用其搜索功能。不要忘了Google是頭號搜索公司，它提供有強大的電郵搜索手段。6）、片斷和星 snippet & star﹕每條郵件顯示片斷（snippet），不用打開就能知道郵件的大致內容。想把郵件標為重點，點一下星就可以了。每條郵件還用>、>>符號表示這封郵件是只給你個人還是群郵。
谷歌電子郵件託管有如此多的優點，但如何設置才能把它變成您公司自己的電子郵箱呢？首先，您要申請自己公司的域名。有關如何選購域名的問題，我們在中華商報第二期有過專門討論。其次，您需要修改自己域名的MX和CNAME記錄， 將谷歌所提供的MX 和CNAME記錄設置在您的域名之上，使其指向 Google 的郵件伺服器。如果您已有自己的網站，可以請您的主機託管公司代為設置，將網站託管與電郵託管完全分開，即您的主機託管公司繼續託管您的網站，而將電子郵件託管交由谷歌應用服務。經過適當的設置，您將可以直接用mail.yourdomain.com 來登陸您的電郵信箱。請注意，每個網域代管商變更MX和CNAME 記錄的指示稍有不同。因為這個過程需要花時間，您的主機託管公司可能會收取一點費用。
請注意，目前谷歌應用只給美國的商家提供這樣的服務，如果您使用的是 .ca (加拿大) 或 .cn (中國) 等國家域名，谷歌是不會讓您登記的。如果您用的是達康域名，但人在中國，從中國登記谷歌應用，谷歌系統能從您所用的IP 地址知道您不在美國，所以您的登記過程也走不下去。在這種情況下，如何才能用到谷歌應用的電郵功能呢？
其實很簡單。您需要注冊一個達康域名，請您在美國的朋友代您登記谷歌應用，將郵箱設置好。然後，您需要將現有電子郵箱轉到（FORWARD）您在谷歌應用的郵箱。也就是說，所有發到yourname@yourdomain.ca 的郵件都轉到託管在谷歌應用的郵箱﹕ yourname@yourdomain.com 。您再將yourname@yourdomain.ca 添加到您的谷歌郵箱中，並將其設置成默認的郵箱，這樣您就可以使用谷歌應用的電郵功能了，即使您人不在美國。
據說雅虎中國提供無限空間的電子郵件服務，我們說雅虎中國為此贏得了戰役。而谷歌通過谷歌應用，讓中小企業用自己的域名設電子信箱，它贏得了戰爭。而您和我以及成千上萬的中小企業和個人，則是這場“戰爭”的受益者。
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在有了自己的域名之後，還需要解決企業電子郵箱的託管服務問題，您才能收發基於自己域名的電子郵件。很多企業想要解決這個問題，但不知如何下手或擔心費用過高。其實，谷歌應用（Google Apps）所包含的電子郵件託管服務是目前市面上企業級電子郵箱託管的最佳選擇。谷歌應用的網址是﹕www.google.com/a 。
谷歌應用有三個版本﹕1）、為個人和小生意設立的標準版，2）、為企業設立的豪華版，及3）為學校等非盈利機構設立的教育版。標準版和教育版是完全免費的，谷歌沒有限制您在一個域名之下可以設立多少個電子郵信箱，500個或1,000個都沒有問題，每一個郵箱的網路空間是6GB。豪華版是付費的，每個郵箱每年50美金，每一個郵箱的網路空間提高到25GB，谷歌提供30天的免費適用。以筆者之見，谷歌標準版已經足夠好了，可以滿足絕大部分企業的電郵需要。當然，如果貴公司選擇為每一個郵箱付50美金一年，也絕對是物超所值的。
谷歌應用電郵託管服務的最大優點是穩定、可靠。由於有若干強大數據中心的支持，它從不會蕩機，您需要收發郵件時總是能夠上的去。您也再不需要擔心，由於SPAMMER作怪，您的電郵伺服器IP被什麼網路服務公司屏蔽掉了，從而該發的郵件發不出去、該收的郵件收不進來。對於一個企業的網路通信需要來說，難道還有什麼比穩定、可靠更重要的嗎？
谷歌應用電郵託管服務的另一大好處是安全、乾淨，百分之九十以上的SPAM電郵都會被谷歌系統輕松過濾到一個專門的文件夾中，您也基本上不用擔心隨郵件而來的病毒會將您的電腦搞壞。
谷歌應用電郵託管服務還有許多用戶友好的特色，例如，1）、快速： 當你看到每封信的標題的同時，後面會拖一段excerpt出來，基本上信的大致內容都很清楚了，第一時間就能知曉最多量的訊息。2）、簡潔：整個面板沒有一張多餘圖片，一切非常乾淨漂亮，你會第一時間注意到新信件，而不是別的什麼。信件的排列也整齊有序。3）、標簽 Lable，標簽可以用普通信箱裏的文件夾來想像。Inbox裏的郵件多了，我們會建些文件夾，把郵件分門別類存進去，便於日後查找。標簽比文件夾強大，一條郵件可以被打上若干標簽，等於存到若干文件夾裏去，找起來更方便。4）、會話 Conversation﹕你發送一個郵件，收件人（一個或幾個）回復這個標題，那麼相關的這些郵件，會被組織成一個會話，只占一行，並顯示有哪些人參加了這個會話。你點開這個會話，所有郵件按時間順序展開，方便你弄清楚討論的過程。5）、存檔和搜索 Archive & Search﹕看完一封信，如果不需進一步處理，直接點Archive，它就從收件箱裏消失了。如果日後要找這封信，除了用標簽查找，還可以用其搜索功能。不要忘了Google是頭號搜索公司，它提供有強大的電郵搜索手段。6）、片斷和星 snippet & star﹕每條郵件顯示片斷（snippet），不用打開就能知道郵件的大致內容。想把郵件標為重點，點一下星就可以了。每條郵件還用>、>>符號表示這封郵件是只給你個人還是群郵。
谷歌電子郵件託管有如此多的優點，但如何設置才能把它變成您公司自己的電子郵箱呢？首先，您要申請自己公司的域名。有關如何選購域名的問題，我們在中華商報第二期有過專門討論。其次，您需要修改自己域名的MX和CNAME記錄， 將谷歌所提供的MX 和CNAME記錄設置在您的域名之上，使其指向 Google 的郵件伺服器。如果您已有自己的網站，可以請您的主機託管公司代為設置，將網站託管與電郵託管完全分開，即您的主機託管公司繼續託管您的網站，而將電子郵件託管交由谷歌應用服務。經過適當的設置，您將可以直接用mail.yourdomain.com 來登陸您的電郵信箱。請注意，每個網域代管商變更MX和CNAME 記錄的指示稍有不同。因為這個過程需要花時間，您的主機託管公司可能會收取一點費用。
請注意，目前谷歌應用只給美國的商家提供這樣的服務，如果您使用的是 .ca (加拿大) 或 .cn (中國) 等國家域名，谷歌是不會讓您登記的。如果您用的是達康域名，但人在中國，從中國登記谷歌應用，谷歌系統能從您所用的IP 地址知道您不在美國，所以您的登記過程也走不下去。在這種情況下，如何才能用到谷歌應用的電郵功能呢？
其實很簡單。您需要注冊一個達康域名，請您在美國的朋友代您登記谷歌應用，將郵箱設置好。然後，您需要將現有電子郵箱轉到（FORWARD）您在谷歌應用的郵箱。也就是說，所有發到yourname@yourdomain.ca 的郵件都轉到託管在谷歌應用的郵箱﹕ yourname@yourdomain.com 。您再將yourname@yourdomain.ca 添加到您的谷歌郵箱中，並將其設置成默認的郵箱，這樣您就可以使用谷歌應用的電郵功能了，即使您人不在美國。
據說雅虎中國提供無限空間的電子郵件服務，我們說雅虎中國為此贏得了戰役。而谷歌通過谷歌應用，讓中小企業用自己的域名設電子信箱，它贏得了戰爭。而您和我以及成千上萬的中小企業和個人，則是這場“戰爭”的受益者。
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